Tra le pieghe del bilancio aziendale, la voce legata alla logistica passa inosservata, mimetizzata tra le spese correnti. Eppure, ogni collo spedito ha dei costi nascosti che erodono i margini d’impresa. Vediamo insieme dove intervenire e ottimizzare.
L’impatto invisibile della logistica sul bilancio aziendale
A chi affidare le spedizioni per le imprese per fare in modo che rientrino nel budget e siano gestite al meglio? In questo caso il rischio è nel fermarsi alla cifra riportata sulla fattura mensile del corriere. È il dato più evidente e anche quello più semplice da controllare, poiché intorno a quella cifra si muove un insieme di attività che incide sul bilancio.
La spedizione coinvolge un buon numero di persone, da chi prepara il collo a chi inserisce i dati, poi si stampa l’etichetta e si controlla l’indirizzo. A quel punto arriva il corriere, che in alcuni casi potrebbe ritardare o non trovare l’indirizzo di destinazione: e i costi aumentano. Non sono contrattempi, bensì voci che moltiplicate durante l’anno lavorativo diventano economicamente ingestibili.
Oltre il prezzo di listino: la mappa dei costi nascosti
Il costo reale di una spedizione comprende tutto ciò che accade prima e dopo la consegna al corriere: il lavoro amministrativo, gli errori, i resi e gli imballaggi incidono sul risultato finale. Per questo motivo è bene affidarsi ai professionisti del settore, facendo in modo di non dover tenere sotto controllo:
- tempo del personale: inserimento dei dati, preparazione dei documenti e attività ripetitive assorbono ore di lavoro;
- anomalie e giacenze: un indirizzo errato o una mancata consegna al primo tentativo generano nuovi passaggi, costi e attività amministrative;
- reverse logistics: un reso richiede trasporto, controllo, registrazione e, in alcuni casi, una nuova spedizione;
- volumetria degli imballaggi: una scatola troppo grande rispetto al contenuto occupa spazio inutile e incide sul costo del trasporto.
La domanda da porsi è: quanto costa tutto il processo logistico?
Dove si concentrano le inefficienze
È sufficiente fermarsi e vedere come si lavora in magazzino, per capire quanto sia facile perdere il controllo dei flussi. L’organizzazione e i programmi software dedicati possono fare la differenza:
- preparazione del pacco;
- etichetta;
- gestione del corriere;
- valutazioni e customer care dedicato.
Una spedizione, per essere ottimizzata, dovrebbe essere governata con una strategia dedicata. Un ordine urgente cambia le priorità, allo stesso modo di una consegna in ritardo o un reso che richiede delle verifiche da parte del magazzino stesso. Gli imprevisti sono all’ordine del giorno ed è opportuno tenerli a mente.
Frammentazione e lavoro non continuativo
Collaborando con una sola realtà che si occupa di spedizioni, si potranno avere minori costi di gestione e la certezza di avere tutto sotto controllo. In alcuni casi, le aziende decidono di collaborare con più corrieri e complicare la gestione delle spedizioni: ogni interlocutore segue una procedura differente e in mancanza di un’unica regia, si rischia di non avere le informazioni adeguate, costi aggiuntivi e risultati negativi.
I vari reparti possono risentire del lavoro non continuativo, poiché le fatture arrivano da fornitori differenti e con condizioni tariffarie che diventano difficili da confrontare. Una visione confusa porta a non avere il pieno controllo dei costi a fine anno.
Risparmiare sul packaging è un costo maggiore
Le imprese che risparmiano sul packaging, in realtà, si caricano di un costo maggiore che si accumula nel tempo.
Una scatola fragile, un riempitivo insufficiente o un formato inadatto fanno risparmiare alcuni centesimi, ma se il prodotto arriva a destinazione danneggiato si dovrà provvedere alla sostituzione (e i costi lievitano).
Non da meno l’immagine aziendale, poiché il pacco è un biglietto da visita che mostra l’attenzione e la cura nei confronti del cliente per ringraziarlo del prodotto acquistato.
Strategie pratiche per ottimizzare i costi senza sacrificare la qualità
Una volta individuati gli sprechi, si interviene per raggiungere l’obiettivo che non consiste nel tagliare ogni spesa, perché una logistica efficiente non nasce dal risparmio indiscriminato.
È necessario, al contrario, eliminare le attività inutili, ridurre gli errori e dare una logica precisa a ogni fase del processo con:
- automazione dei flussi: collegare gestionale e sistema logistico riduce l’inserimento manuale dei dati per accelerare la preparazione degli invii;
- standardizzazione degli imballaggi: definire alcuni formati aiuta a scegliere rapidamente la scatola adatta, evitando spazio e materiali inutili;
- tracciabilità proattiva: comunicare automaticamente al cliente lo stato della spedizione riduce le richieste al servizio clienti in merito al percorso dell’ordine.
Sono interventi diversi che perseguono lo stesso obiettivo: restituire tempo alle persone. E il tempo, in azienda, ha un valore economico preciso anche quando non compare in una fattura.
Dalla voce di spesa alla strategia
La spedizione non un costo obbligatorio, ma una strategia per fidelizzare i clienti e aumentare il fatturato. Ogni consegna coinvolge persone, strumenti, tempo e materiali da considerare quale investimento di ritorno quasi immediato.
Oltremodo, un ordine che arriva puntuale, integro ed è tracciabile facilmente offre l’immagine di un’azienda organizzata e attenta. Per questo motivo è importante che tutto sia gestito correttamente.