La rilevazione delle presenze sul luogo di lavoro è regolata dalla legge 675 (1996) e dal provvedimento 357 (15 settembre 2016). Attualmente, le aziende possono scegliere tra diverse modalità di controllo dei dipendenti e il timbracartellino risulta ancora una delle soluzioni più gettonate, vista soprattutto la sua sicurezza ed efficienza.
Con i timbracartellini la validazione dei turni si svolge in modo pratico, preciso e veloce: operazioni che sul lungo periodo migliorano l’organizzazione, l’amministrazione e la produttività di un’azienda.
I vantaggi portati da questa soluzione aumentano nelle grandi imprese che amministrano più sedi o nelle ditte cui fanno riferimento più cantieri: con i timbracartellini, infatti, è possibile tenere traccia delle presenze dei dipendenti anche a distanza.
Come scegliere timbracartellini di qualità
Scegliere di usare i timbracartellini per la rilevazione delle presenze è una soluzione che porta benefici alla piccola o grande azienda solo se si provvede a optare per dispositivi di alta qualità. Per questo è necessario affidarsi a esperti del settore, dalla comprovata esperienza e in grado di fornire prodotti innovativi e di livello.
Ne è un esempio Winit, una realtà a che propone timbracartellini e altri dispositivi per il controllo dei dipendenti e che si offre di fornire supporto e consigli ai clienti sul prodotto più adatto alle proprie esigenze. Necessità che possono riguardare tanto il numero dei dipendenti, quanto quello delle sedi o dei punti vendita dell’azienda.
Parallelamente, aziende come Winit forniscono applicativi, sia web che per smartphone, che rendono i compiti di chi si occupa dei turni e dei pagamenti, già altamente agevolati dall’utilizzo stesso dei timbracartellini, ancora più pratici e veloci da espletare.
Un applicativo web, per esempio, può tenere traccia di tutte le eventuali irregolarità e sfrutta le tecnologie dei migliori sistemi operativi in commercio. I dati raccolti diventano accessibili attraverso connessione internet in hosting sui server del sistema oppure su quelli dell’azienda stessa. Le funzioni possono essere personalizzate in base alle necessità e si può consentire a soggetti terzi autorizzati l’accesso alle rilevazioni.
Le applicazioni per smartphone, inoltre, mettono il lavoro a disposizione in ogni momento, con dati fruibili dovunque ci si trovi. Se si lavora in gruppo, è sufficiente che a usarla sia il caposquadra. Grazie alle app, un impiegato può anche annotare i suoi progressi lavorativi della giornata e indicare la sua posizione tramite GPS. Un’altra tecnologia sfruttata dalle app è la lettura di Tag NFC o di QR Code, che permette persino la comunicazione tra lavoratori e di effettuare richieste di varia natura, come quelle di materiale.
La tecnologia dei timbracartellini moderni
Il timbracartellino nel tempo si è reso protagonista di una costante evoluzione: basti pensare che all’inizio quello meccanico presupponeva una procedura d’uso completamente manuale.
Oggi, invece, i timbracartellini vengono impiegati in combinazione con innovativi lettori collocati all’ingresso della sede operativa e caratterizzati da tecnologie all’avanguardia con cui le informazioni su accessi e uscite dei dipendenti vengono trasmessi ai computer dell’azienda.
I dati raccolti rimangono automaticamente in memoria: in questo modo, diventa anche più facile evitare l’accesso a uffici e locali aziendali di persone non autorizzate.
In base alla tecnologia applicata, i timbracartellini possono avere un tag RFID o un localizzatore GPS, con cui è possibile rilevare in tempo reale i movimenti dell’impiegato.
Dietro questo strumento molto semplice da usare per il dipendente c’è quindi attualmente un sistema tecnologico che snellisce il lavoro dell’ufficio risorse umane. Ogni lavoratore ha un badge e deve timbrare il cartellino a inizio e a fine turno.
Si può tenere traccia di tutto, anche di brevi allontanamenti dal posto di lavoro durante la giornata ma sarà fondamentale, in ogni circostanza, non prescindere dalla tutela del lavoratore: il sistema deve rispettare la privacy del dipendente. Per questo è sempre preferibile non optare per dispositivi con sistemi biometrici, basati su impronte digitali o altre forme di rilevazione che presuppongono l’intervento sulla sfera personale.