Ormai da diversi anni si sente parlare di posta elettronica certificata: le pubbliche amministrazioni, le imprese e i professionisti sono obbligati ad avere un indirizzo PEC, ma in alcuni casi anche il normale cittadino potrebbe averne bisogno per inviare determinate comunicazioni. Vediamo cos’è la posta elettronica certificata, chi deve averla per forza e come si attiva.
Cos\’è la posta elettronica certificata e a cosa serve
Tramite un indirizzo PEC è possibile inviare messaggi che hanno lo stesso valore legale delle raccomandate con ricevuta di ritorno: il mittente infatti riceve in formato elettronico la prova dell’invio e della consegna, ma anche dell’integrità della email e dei suoi allegati. Con la posta elettronica certificata si ha la garanzia della provenienza e dell’inalterabilità del messaggio; se questo viene inviato da un indirizzo PEC ad un altro indirizzo PEC, prima della consegna viene fatto un controllo sulla validità della firma elettronica apposta e solo in caso di esito positivo c\’è la consegna al destinatario; quando il messaggio giunge a destinazione il mittente riceva una ricevuta di consegna (in pratica l’alternativa digitale alla tradizionale ricevuta di ritorno cartacea che si riceve quando si spedisce una raccomandata A/R).
Da un indirizzo PEC è possibile inviare messaggi anche verso una casella di posta elettronica normale, ma in questo caso il mittente non riceverà alcuna ricevuta di consegna. Per poter ricevere messaggi da un indirizzo di posta elettronica ordinario, la casella PEC deve essere configurata in modo particolare (è un\’operazione abbastanza semplice: basta entrare nel pannello di gestione e modificare le impostazioni), altrimenti il mittente riceverà un messaggio di errore. Come si è potuto capire dalla sua definizione e dal suo funzionamento, la posta elettronica certificata è nata come servizio alternativo alla tradizionale raccomandata postale con ricevuta di ritorno, di cui ha lo stesso valore legale (l\’avviso di consegna è opponibile ai terzi).
Chi deve avere un indirizzo PEC?
Chiunque può essere titolare di un indirizzo PEC ed utilizzare la posta elettronica certificata, ma in alcuni casi è addirittura obbligatoria. Sono obbligati ad avere un indirizzo di posta elettronica certificata:
- le imprese;
- le ditte artigiane;
- le ditte individuali;
- i liberi professionisti iscritti ad un Albo o ad un Ordine;
- le Pubbliche Amministrazioni.
Sono tenuti a comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese anche i soggetti che si occupano delle procedure concorsuali (commissario liquidatore, commissario giudiziale e curatore fallimentare): la comunicazione deve essere fatta entro dieci giorni dalla loro nomina. I privati cittadini non sono obbligati ad avere un indirizzo PEC, ma questo può tornargli utile in diverse occasioni (inviare e ricevere comunicazioni dalle Pubbliche Amministrazioni senza recarsi ogni volta presso gli uffici postale, inviare documenti e così via).
Come si attiva la casella PEC
La procedura da seguire per l\’attivazione di un indirizzo PEC è molto semplice: può cambiare leggermente in base al fornitore del servizio, ma in linea di massima i passi da seguire sono sempre gli stessi e basta poco tempo per portare a termine l\’operazione. Dopo aver individuato il fornitore più in linea con le proprie esigenze è necessario compilare il modulo online di registrazione (o form di attivazione) indicando i propri dati anagrafici ed eventualmente quelli della persona giuridica che si rappresenta; all’indirizzo email tradizionale indicato nel form arriva un messaggio che conferma la registrazione, con allegato il modulo di attivazione e altra documentazione da scaricare e stampare.
L\’utente poi procede al pagamento seguendo le indicazioni del gestore, poi procede con la firma dei documenti scaricati e stampati in precedenza, che andranno inviati (via fax o raccomandata) insieme ad una copia del documento di identità e la ricevuta del pagamento effettuato. Dopo un controllo sui documenti ricevuti il gestore procede all’attivazione della casella PEC ed invia un messaggio di benvenuto con cui riepiloga tutte le informazioni relative al servizio ed indica le credenziali per accedere al nuovo indirizzo PEC (nome utente e password, indirizzo webmail, server STMP e server POP/IMPAP). A questo punto l\’utente può accedere alla sua nuova casella di posta elettronica: dal punto di vista delle configurazioni e dell\’utilizzo non si discosta molto da quello di una normale email.