Ogni volta che si spedisce o riceve della merce, questa viaggia insieme al suo DDT. Si tratta di un documento indispensabile nell’ambito delle spedizioni nazionali, che va accuratamente compilato in modo da fornire tutte le informazioni necessarie. Ma in che cosa consiste il DDT, o Documento di Trasporto, e come va compilato? Qual è la sua funzione? Ecco tutto quello che bisogna sapere.

DDT: che cos’è?

Con l’abbreviazione DDT si fa riferimento a uno specifico documento che accompagna la merce, ovvero il Documento di Trasporto. Si tratta di un documento la cui presenza sulla merce è diventata obbligatoria in Italia nel 1996. A partire da quell’anno, infatti, ha sostituito il precedente documento detto “bolla di accompagnamento” (a sua volta istituita nel 1978) a causa dell’entrata in vigore delle normative comunitarie europee in materia di circolazione delle merci all’interno dei paesi membri dell’Unione Europea.

Il DDT è generalmente allegato alla merce cui fa riferimento in forma cartacea, ma in realtà la sua presenza non è obbligatoria. Ciò in quanto il Documento di Trasporto può essere trasmesso anche tramite e-mail o essere inviato tramite il corriere.

Inviare una copia del DDT al destinatario nel momento in cui si programma la spedizione può essere molto utile. È utile sia per chi spedisce, che in questo modo può usufruire di un elenco completo e ordinato delle spedizioni in uscita, sia per chi riceve, che può quindi organizzare il magazzino in modo da accogliere ed eventualmente stoccare la merce in arrivo.

A cosa serve il documento di trasporto?

In ogni caso, lo scopo del DDT è quello di permette di agevolare il processo di accettazione e consegna della merce. Sul documento di trasporto, come vedremo più avanti, devono infatti essere riportati tutti i dettagli circa la merce in consegna: quantità, colli, contenuto, eccetera. In questo modo chi riceve la merce può operare un rapido confronto e controllo di quanto dichiarato in riferimento a quanto effettivamente ricevuto.

Inoltre, il documento di trasporto diventa fondamentale nel momento in cui si intende emettere una fattura differita. Questo tipo di fatture possono essere emesse entro e non oltre il 15 del mese successivo al giorno della spedizione. In questo senso il ricevimento e l’accettazione del DDT insieme alla merce testimonia la data di ricezione.

Nel momento in cui arriva la merce con il relativo documento di trasporto, infatti, chi la riceve appone la propria firma su una copia del DDT, che quindi viene inoltrata al mittente. La firma del DDT conferma l’avvenuta consegna della merce, e quindi fa fede sia per l’emissione della fattura differita che in caso di eventuali altre problematiche legate alla consegna, come per esempio ritardi rispetto alla data concordata.

Infine, il DDT può essere, in una certa misura, personalizzato. Può riportare il logo dell’azienda e altre informazioni, oltre a quelle essenziali e richieste. In questo modo chi spedisce può contraddistinguere in modo immediato la propria azienda, come un biglietto da visita.

Come si compila un DDT?

Nel momento in cui si programma la spedizione, contestualmente deve essere redatto il DDT che, come abbiamo già visto, può anche essere inviato via e-mail contestualmente alla programmazione della spedizione.

In ogni caso, ci sono degli elementi fissi all’interno del documento di trasporto, ai quali possono essere poi aggiunte altre informazioni, grafiche, loghi e design a scelta del mittente. Nel contenuto, comunque, il DDT è molto simile a una fattura, in quanto riporta in dettaglio la merce consegnata e le relative informazioni, tranne il prezzo.

Le informazioni necessarie sono quindi:

• nell’intestazione, il numero progressivo del DDT e il numero dell’ordine; le generalità del cedente, del committente e del vettore; la data in cui viene effettuata la spedizione e in cui è prevista la consegna; indirizzo di fatturazione e indirizzo di consegna;
• nel corpo del documento, facoltativamente, i ringraziamenti per aver scelto la vostra azienda e obbligatoriamente un elenco con i dettagli della merce in consegna: nome e codice prodotto, natura (descrizione) e le relative quantità; indicazioni su come scaricare e stoccare la merce e circa la proprietà della merce consegnata;
• in basso, uno spazio in bianco in cui poter apporre la firma al momento della consegna.